Kommunikationstools

Die meiste Arbeit, vor allem im Online-Marketing, ist heute Teamarbeit; einerlei, ob die Teammitglieder im gleichen Firmengebäude sitzen und sich Büros teilen oder ob sie auf verschiedene Geschäftsstellen verteilt sind. Damit alles funktioniert und das Projekt im Zeitplan abgeschlossen wird, sollte die Kommunikation möglichst schnell und unkompliziert funktionieren. Nicht nur für die Großen, sondern auch für Start-ups oder kleine und mittlere Unternehmen gibt es mittlerweile eine Reihe spezieller Kommunikationstools. Viele Anwendungen sind recht preiswert oder bieten zumindest eine freie Basisversion an. Die zehn wichtigsten Kommunikationstools haben wir uns genauer angesehen.

Slack

Screenshot Slack

Screenshot Quelle: slack.com

Slack ist ein webbasierter Messaging-Dienst, über den die Mitglieder eines Teams miteinander in Verbindung bleiben. Zurzeit ist es eines der populärsten Kommunikationstools. Chats mit Einzelpersonen sowie mit dem gesamten Team sind ebenso möglich wie der Austausch von Bildern, PDFs, Textnachrichten und vielen anderen Dateiformaten. Slack wurde 2009 im kanadischen Vancouver gegründet. Slack ist gut für den täglichen Informationsfluss im Team geeignet. Die Chat-Funktion bietet zusätzlich die Möglichkeit für kurzfristige Gespräche und Besprechungen. Zentrales Ordnungselement von Slack sind die Channels. Die kann man für jedes Projekt gesondert einrichten und entweder archivieren oder löschen, wenn das Projekt beendet ist. Slack lässt sich mit anderen Tools wie Asana oder Giphy verknüpfen. Allerdings stehen die Slack-Server in den USA. Anwender aus Europa haben keine Möglichkeit, ihre Daten selbst zu hosten. Wer also europäische Datenschutzstandards gewährleistet sehen will, muss auf Alternativen ausweichen.

ClickUp

Screenshot Click up

Screenshot Quelle: ClickUp.com

Mit ClickUp lassen sich Projekte aller Art verwalten. ClickUp will für das Projektmanagement das leisten, was Slack als Kommunikationstool schafft. Allerdings ist das Programm recht neu und befindet sich noch in der Beta-Phase. Im Prinzip lässt sich jede Art Projektmanagement mit diesem Tool leisten. Jedoch erfordert die aktuelle Version 2 etwas Einarbeitungszeit. Für einige Nutzer wirkt die Benutzeroberfläche ein wenig überladen und macht es schwierig, einen schnellen Überblick über die Aufgaben eines einzelnen Mitarbeiters zu bekommen. Dem enormen Funktionsumfang stehen also einige Einschränkungen gegenüber. So kann man beispielsweise auch auf Kommentare noch nicht direkt antworten. Wer die Desktop-App für den Mac nutzt, bekommt eher eine Web-App, die Nutzer nicht entsprechend von Voreinstellungen benachrichtigt. Positiv schlägt die recht umfangreiche Freiversion zu Buche. Zwar sind die Uploads auf 100 MB beschränkt und man kann nur 100 Listen anlegen. Aber es gibt Apps für praktisch jedes Betriebssystem.

Microsoft Teams

Screenshot Microsoft Teams

Screenshot Quelle: products.office.com

Microsoft Teams ist keine eigenständige Anwendung, sondern eine Erweiterung der Office-Suite von MS Office 365, die entsprechend mit MS Office und Skype verbunden ist. Microsoft Teams bietet Chats, Messenger-Funktionen, Anrufe, Terminverwaltung, Notizen sowie das Versenden und Empfangen von Anhängen. Dokumente werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und über die OneDrive-Cloud geteilt. MS Teams richtet sich in Konkurrenz zu Slack an Kunden im Start-up-Segment. Das hauseigene Microsoft-Produkt Yammer (siehe unten) ist eher für große Unternehmen gedacht, während der Softwaregigant aus Seattle mit MS Teams vor allem kleine und mittlere Unternehmen anspricht. Als Teil des Office-Pakets ist Teams denn auch mit allen anderen Office-Anwendungen kompatibel. Der Teams-Messenger bietet Features wie Chats und Instant Messages. Über den HD-Video-Call können virtuelle Besprechungen mit bis zu 250 Teilnehmern veranstaltet werden. Mit dem Gastzugriff können Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens und Freelancer eingebunden werden. Über den Outlook-Kalender kann man Termine für Meetings bekanntgeben, die man in MS Teams eingestellt hat. Weitere Funktionen sind etwa Voice-Call-Funktionen und Chatbots, die beispielsweise Routinefragen beantworten oder Updates ausführen.

Trello

Screenshot Trello

Screenshot Quelle: trello.com

Trello ist eine webgestützte Software zum Projektmanagement. Anwender können ihre Projekte auf Boards verwalten und gemeinsam bearbeiten. Auf den Boards finden Notizen, Termine, Checklisten und Dateianhänge Platz. Die Trello-Website ist auch in einer mobilen Version verfügbar. Außerdem kann man sich Apps für Android und iOS herunterladen. Projekte werden bei Trello über Boards verwaltet. Dabei macht die Art des Projekts keinen Unterschied. Das eigene Board gibt einem jederzeit den Überblick über die laufenden Arbeiten und ermöglicht die Kommunikation mit Teamkollegen. Workflows oder Arbeitsprozesse werden durch Listen abgebildet, einzelne Aufgaben und Ideen durch Karten, die zwischen den Listen verschoben werden können. Man kann auch per E-Mail Karten und Kommentare auf dem Board hinterlassen. Trello speichert die Daten auf AWS-Servern in den USA und ist in mehreren Versionen verfügbar. Allerdings ist in der kostenfreien Version die Anzahl der Nutzer limitiert. Für Trello Business, Trello Enterprise und Trello Gold fallen monatliche Gebühren an. Trello Business und Trello Enterprise richten sich an Unternehmen, wobei Enterprise zusätzliche Sicherheitsfunktionen bietet.

OwnCloud

Screenshot OwnCloud

Screenshot Quelle: owncloud.org

Mit dieser Open-Source-Anwendung kann man die eigene Cloud mit anderen Nutzern teilen. OwnCloud geht auf die Initiative von Frank Karlitschek zurück, der eine freie Alternative zu kommerziellen Anbietern von Cloud-Services bieten wollte. In der ownCloud kann man Dokumente problemlos einzelnen Nutzern oder ganzen Gruppen zugänglich machen. Zur Sicherheit können Passwörter vergeben werden. Das Programm läuft im eigenen Rechenzentrum. Nutzer können von jedem Endgerät aus auf ownCloud zugreifen. Durch die offene Architektur kann die Unternehmens-IT das Tool an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Inzwischen hat ownCloud jedoch eine neue Architektur bekommen und wird als „Infinite Scale“ vermarktet. Der neue Name steht für unbegrenzte Skalierbarkeit für Benutzer, Freigaben, Zugriffe und Daten.

Glip

Screenshot Glip

Screenshot Quelle: glip.com

Glip erlaubt seinen Nutzern Webmessaging in Echtzeit. Die Kommunikationsanwendung soll Ordnung in die oft chaotische und schwer beherrschbare E-Mail-Kultur bringen. Glip ist ein Projektmanagement-Tool, das eher wie ein soziales Netzwerk funktioniert. Obwohl es bereits seit 2013 auf dem Markt ist, gibt es bislang keine deutsche Version. Die Grundversion ist kostenfrei, während für die Basis- und Pro-Versionen monatliche Kosten zwischen 5 und 55 Dollar pro Nutzer anfallen. Für Smartphones steht eine Glip-App zur Verfügung. Um mit Glip arbeiten zu können, muss sich ein Unternehmen von einem selbstgewählten Administrator registrieren lassen. Projekte werden in „Teams“ angelegt, die sich über die Chatoberfläche visualisieren und organisieren lassen. Das Team besteht aus allen, die in einem Unternehmen an einem bestimmten Projekt arbeiten. Auch Externe, etwa Freelancer oder Mitarbeiter von Partnerunternehmen, können in ein Team eingefügt werden. Teamangehörige kommunizieren im Chatfenster miteinander, indem sie Kommentare schreiben, Links teilen, Dateien zum Austauschen hochladen oder gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Auch Einzelchats sind möglich. Arbeitsschritte werden im Chatfenster dargestellt und geben so einen Überblick über die gemeinsamen Projekte. Glip bietet einfache Bedienung und ein breites Spektrum von Funktionen.

monday.com

Screenshot monday.com

Screenshot Quelle: monday.com

Bei monday.com handelt es sich um eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, die in Israel entwickelt wurde. Mit dieser Anwendung kann man den Projekt-Workflow verfolgen und Teams dabei unterstützen, ihre Aufgaben fristgerecht abzuschließen. Die Entwickler haben darauf geachtet, eine möglichst anwenderfreundliche Benutzeroberfläche zu entwickeln. So kann man das Dashboard mit Widgets individuell anpassen und sich zwischen verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten entscheiden. Laut der Website von monday.com braucht man nur fünf Schritte, um das erste Projekt mit der Software zu beginnen. Das Projektmanagement wird über eine Hierarchie von Boards organisiert. Alle Teammitglieder können die Hauptboards in ihrem Konto sehen. Teilbare Boards machen projektbezogene Inhalte Personen außerhalb des Unternehmens zugänglich, etwa Kunden oder Freelancern. Zudem erlauben Dashboards, sich alle Informationen zentral anzeigen zu lassen. Es gibt kein klassisches Reporting, aber dafür hat man jederzeit das Gesamtbild im Blick und kann dann die einzelnen Bereiche untersuchen. Auch als mobile Version ist monday.com für Android und iOS verfügbar. Das Tool richtet sich primär an kleine und mittlere Unternehmen, lässt sich aber auch in einzelnen Abteilungen gut verwenden. Allerdings fehlen dem Tool für Großprojekte nötige Funktionen wie detaillierte Aufgabenfilter und Zeiterfassung.

Fleep

Screenshot Fleep

Screenshot Quelle: fleep.io

Fleep ist cloudbasiert und bietet europäischen Datenschutzstandard. Entwickelt hat die Software ein Start-up aus Estland. Sie kam 2013 auf den Markt und ist kompatibel mit Windows-, Mac- und Linux-Betriebssystemen. Anwender können entweder über einen Webbrowser oder von ihrem eigenen Desktop-PC auf das System zugreifen. Der Fleep-Messenger lässt sich auch über Apps für iOS und Android aufrufen. Die kostenlose Basisversion kann frei genutzt werden. Bereits mit ihr verfügt man frei über die Anzahl der Gespräche und Nutzer. Die kostenlose Version bietet einen Dokumentenspeicher von bis zu 10 GB. Dagegen ist die Business-Version nur im Abo nutzbar. Hier können sich Nutzer ein Administratorkonto einrichten, über das sie andere Nutzer freischalten und Chatrooms einrichten können. Fleep erlaubt interne wie externe Kommunikation. Adressaten ohne eigenes Fleep-Konto kann man über ein Chatfenster anschreiben. Die Empfänger bekommen die Nachrichten als E-Mails. Die Suchfunktion findet alle archivierten Chats wieder. Gängige Apps lassen sich gut integrieren, ebenso Cloud-Services, E-Mail, und Projektmanagement-Tools.

Asana

Screenshot Asana

Screenshot Quelle: asana.com

Die Asana-Plattform bietet nicht nur Kommunikation in Teams. Mit dieser Software lässt sich eine komplette Projektorganisation aufsetzen. Sie hilft auch beim Planen von Arbeitsprozessen. Die verschiedenen Funktionen des Programms erfordern eine gewisse Einarbeitungszeit, aber die Benutzeroberfläche ist leicht zu bedienen. Über Asana kann jedes Teammitglied den aktuellen Status einer Aufgabe aufrufen. Das gilt für den eigenen wie für die der Kollegen. Jedes Team kann sich über die Fortschritte verschiedener Projekte auf dem Laufenden halten. Termine und Aufgaben können nicht einfach in Vergessenheit geraten, weil Asana alle Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum versieht. Asana kann auch an ablaufende Fristen erinnern oder Listen mit Prioritäten versehen. Anwender können außerdem Routineaufgaben oder wiederkehrende Arbeiten im Programm einrichten.

Die Qual der Wahl bei den Kommunikationstools

Vor der Einführung eines Kommunikationstools sollten Sie sich überlegen, welche Funktionen Sie wirklich brauchen. Wie groß ist Ihr Unternehmen? Reichen Textnachrichten oder textbasierte Mitteilungen? Oder halten Sie häufiger Videokonferenzen ab? Sitzen alle Teammitglieder am selben Ort oder verteilen sie sich auf mehrere Standorte? Ebenso wichtig ist die Frage, ob Sie erstmals ein Kommunikationstool einführen oder von einer anderen Anwendung wechseln.

Läuft ein Teil der Kommunikation über Video, wäre ein Tool mit Videofunktionen wie Slack eine gute Wahl. Wenn Sie große, verteilte Teams koordinieren müssen, eignet sich beispielsweise MS Teams. Fleep wäre interessant, wenn Sie bereits Tools zur Zeiterfassung, Rechnungsstellung und anderen Aufgaben verwenden. Yammer eignet sich eher für große Unternehmen, MS Teams dagegen eher für KMU oder Agenturen.

Fazit: Die Nutzer geben den Ausschlag

Nicht zuletzt spielen Erfahrungen und Computerkenntnisse Ihrer Mitarbeiter eine zentrale Rolle. Wer ohnehin mit anspruchsvoller Software arbeitet, kommt gut mit einer Anwendung zurecht, die wegen ihrer Komplexität einige Einarbeitung erfordert. Für andere wären dagegen Kommunikationstools mit intuitiv ausgelegter Benutzeroberfläche wahrscheinlich die bessere Wahl.

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