Was ist Confluence?

Confluence ist eine webbasierte Zusammenarbeits- und Wissensmanagement-Software, die von dem australischen Unternehmen Atlassian entwickelt wurde. Das Tool ermöglicht Benutzern, Inhalte wie Dokumentationen, Anleitungen, Projektpläne, Aufgabenlisten und mehr zu erstellen, gemeinsam zu bearbeiten und zu teilen. Confluence wird häufig von Unternehmen, Teams und Organisationen eingesetzt, um die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb eines Teams oder einer Organisation zu fördern.

Confluence Screenshot, Quelle: Heise RegioConcept

Confluence, Quelle: Heise RegioConcept

Wie funktioniert Confluence?

Mit dem Tool können Teams Inhalte teilen und organisieren, indem sie Seiten erstellen, Formatierungswerkzeuge, Vorlagen, Tabellen, Diagramme, Code-Blöcke und mehr nutzen. Es lässt sich mit anderen Atlassian-Tools wie Jira, Bitbucket und Trello integrieren. Als Kollaborationstool eignet sich Confluence gut für die Erstellung und Verwaltung von Projektdokumentationen, Teamhandbüchern, Support- und Schulungsressourcen sowie für die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Inhalten.

Confluence-Installationen bestehen aus einem oder mehreren „Spaces“. Ein Space ist ein Bereich, in dem Benutzer Inhalte erstellen, organisieren und gemeinsam bearbeiten können. Spaces können thematisch oder funktional organisiert werden, z. B. nach Teams, Projekten oder Abteilungen.

Eine Confluence-Seite ist eine einzelne Einheit, die von Benutzern erstellt wird, um Inhalte wie Text, Bilder, Tabellen, Diagramme und mehr zu präsentieren. Seiten können in Spaces organisiert werden und haben einen eindeutigen Namen und eine eindeutige URL. Jede Änderung an einer Seite wird automatisch versioniert und kann über die Versionierungshistorie verfolgt werden.

Die Software verfügt über ein flexibles Berechtigungssystem. Dies ermöglicht es Administratoren, den Zugriff auf Spaces und Seiten zu kontrollieren. Benutzer erhalten unterschiedliche Berechtigungen, je nachdem, welche Rolle sie haben („Leser“, „Autor“ oder „Administrator“), haben und erhalten können je nach Rolle unterschiedliche Berechtigungen erhalten.

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Wie wird Confluence genutzt? Anwendungsbereiche

Wie bereits erwähnt ist Confluence ein Kollaborationstool. Es bietet eine effektive Möglichkeit, Wissen innerhalb einer Organisation zu teilen, zu speichern und zu organisieren. Hier einige Beispiele für Anwendungsmöglichkeiten:

  • Unternehmen können eine Wissensdatenbank aufbauen, Best Practices und Richtlinien teilen oder ein internes Wiki erstellen.

  • Mit der Software lassen sich auch Kundeninformationen und -anforderungen speichern und teilen. Vertriebs- und Kundenbetreuungsteams können Kundenprofile, Verkaufsmaterialien und Support-Tickets verwalten.

  • Für den Bereich Personalmanagement kann Confluence als zentrales Repository für HR-Informationen und -Dokumente dienen. Unternehmen können Mitarbeiterhandbücher, Personalrichtlinien und Schulungsmaterialien zentral verwalten.

  • Marketing- und PR-Teams nuten die Software um Kampagnen, Inhalte und Kreativmaterialien zu verwalten und zu teilen.

 

Was kostet Confluence?

Je nach Funktionsumfang können die Kosten für das Tool variieren. Es gibt eine kostenlose Free-Version für bis zu 10 Benutzer sowie die Pakete Standard, Premium und Enterprise. Die Kosten für die Nutzung hängen von mehreren Faktoren ab, wie zum Beispiel der Art der Bereitstellung (Cloud oder Self-Hosted), der Anzahl der Benutzer und etwaigen zusätzlichen Apps oder Add-Ons, die ein Unternehmen benötigt. Auch der Speicherplatz, die Anzahl der Seiten und die Support-Leistungen unterscheiden sich je nach Paket.

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Welche Vorteile hat Confluence?

  • Verbessert die Zusammenarbeit: Teams können auf der Plattform gemeinsam an Projekten arbeiten und Ideen.

  • Erleichtert das Teilen von Wissen: Informationen und Dokumente können zentral gespeichert und organisiert werden, sodass jeder darauf zugreifen kann.

  • Flexibilität: Durch viele Erweiterungen und die Integration mit anderen Atlassian-Tools wie Jira, Trello der Slack kann Confluence an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.

  • Analyse: Man kann sehen, wie aktiv einzelne Nutzer sind sowie welche Inhalte und Dokumente wie häufig genutzt werden.

 

Welche Nachteile hat Confluence?

  • Hohe Kosten: Das Tool kann je nach dem gewünschten Funktionsumfang sehr teuer sein, vor allem für größere Teams oder Unternehmen. Die Lizenzierung erfolgt in der Regel pro Nutzer und kann schnell in die Tausende oder sogar Zehntausende von Dollar gehen.

  • Komplexität: Wegen der vielen Funktionen und Möglichkeiten müssen Anwender Zeit investieren, um die Plattform zu verstehen und effektiv nutzen zu können.

  • Benötigt technisches Fachwissen: Die Wartung oder Anpassung an die eigenen Anforderungen kann für kleine Unternehmen ohne IT-Abteilung oder eigene Entwickler eine Herausforderung darstellen.

 

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Fazit

Die Entscheidung für oder gegen Confluence hängt von den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen ab. Wenn das Unternehmen oder Team bereits andere Atlassian-Tools nutzt, kann Confluence eine gute Wahl sein.

 

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