Als kleines oder mittleres Unternehmen suchen Sie immer nach Möglichkeiten, Ihren Kundenservice zu verbessern und enger mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten. Eine effektive Lösung kann hierfür WhatsApp Business sein. Mit knapp 3 Milliarden (Statista 2024) weltweiten Nutzern bietet WhatsApp, der beliebte kostenlose Messenger spezifische Funktionen an, welche es Ihnen ermöglichen Ihre Kundenkommunikation deutlich zu verbessern. Funktionen wie die Erstellung von Unternehmensprofilen, Einrichtung von Schnellantworten oder das Management von Kundenanfragen sind nur einige Beispiele, durch die Sie Ihre Kundenbeziehungen vertiefen können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie WhatsApp Business optimal einsetzen und von den Möglichkeiten profitieren können.
Anwendungsmöglichkeiten
Unternehmen können WhatsApp Business aus dem Google Play Store für Android oder dem Apple App Store für IOS kostenlos herunterladen. Nach der Installation der App und der Verifizierung Ihrer Geschäftsnummer können Sie Ihr Unternehmens-Account einrichten. Hier haben Sie die Möglichkeit, wichtige Informationen wie Öffnungszeiten, Adresse, E-Mail-Adresse, Website und eine kurze Beschreibung Ihres Unternehmens anzugeben. Zudem können Sie einen QR-Code generieren, welchen Ihre Kunden scannen können, um direkt in der WhatsApp-Anwendung Informationen über Ihr Unternehmen zu finden oder einen Chat zu beginnen.
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie in ihrem Unternehmen WhatsApp Business einsetzen können. Hier sind ein paar Ideen zur Inspiration:
1. Bestellungen und Reservierungen annehmen
Wenn Sie einen Liefer- oder Abholservice anbieten, z.B. als Restaurant oder Einzelhändler, können Ihre Käufer Bestellungen ganz einfach per WhatsApp aufgeben. Auch Reservierungen für Dienstleistungen oder Termine lassen sich unkompliziert über die App verwalten. Durch die Chatverläufe haben Sie alles dokumentiert und können Bestellungen und Reservierungen einfach nachverfolgen.
2. Individuelle Kundenberatung
Bieten Sie Ihrer Kundschaft eine individuelle Beratung über Smartphone oder WhatsApp Web an. Egal ob Mode, Technik oder Kosmetik – Ihre Kundschaft kann Ihnen Fotos von Produkten schicken und woraufhin Sie passende Empfehlungen geben können. Oder beantworten Sie über Ihr Smartphone spezifische Fragen zu Produkten und Dienstleistungen im persönlichen Chat. Durch die direkte Kommunikation über den Messenger-Dienst fühlen sich Ihre Klienten und Kunden gut beraten und betreut.
3. Sendungsverfolgung und Lieferinformationen
Verschicken Sie Produkte an Ihre Kunden? Dann nutzen Sie WhatsApp Business, um Ihren Käufern Sendungsinformationen und Updates zum Lieferstatus zu schicken. Sobald ein Produkt versendet wurde, können Sie automatisch eine Nachricht mit der Sendungsnummer und einem Link zur Sendungsverfolgung versenden. So wissen Ihre Käufer jederzeit, wo sich ihre Bestellung befindet.
4. Kundenfeedback einholen
Mit der WhatsApp Business App holen Sie ganz einfach Feedback von Ihrer Kundschaft ein. Fragen Sie nach einem Kauf oder einer Dienstleistung, wie zufrieden der Käufer war und ob es Verbesserungsvorschläge gibt. Durch die persönliche Ansprache fühlen sich die Konsumenten wertgeschätzt und sind eher bereit, Ihnen ihre Meinung mitzuteilen. So erhalten Sie als Unternehmen wertvolles Feedback über den Messenger und können Ihren Service kontinuierlich verbessern.
5. Termine vereinbaren und Erinnerungen senden
Nutzen Sie einen WhatsApp Business Account, um Termine mit Ihren Kunden zu vereinbaren und Erinnerungen zu versenden. Ob Friseurtermin, Handwerkerbesuch oder Beratungsgespräch – per Chat lassen sich schnell und unkompliziert Termine finden. Kurz vorher senden Sie eine Erinnerung, damit der Interessent den Termin nicht vergisst. Das reduziert vergessene Termine und Ausfallzeiten in Ihrem Unternehmen.

Vorteile von WhatsApp Business
Die WhatsApp Business Plattform bietet Ihnen als kleines oder mittleres Unternehmen viele Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten:
- Einfache und direkte Kommunikation mit Kunden: Mit dem Business-Account können Unternehmen direkt über die App mit Ihrer Kundschaft kommunizieren. Da die meisten Menschen WhatsApp bereits täglich als Teil ihrer Social Media Routine nutzen, sind sie es gewohnt, sich darüber auszutauschen. Durch die Integration von WhatsApp in Ihren Kundenservice als ergänzendes Tool zu anderen Social-Media-Kanälen, machen Sie es Ihren Klienten leicht, Sie zu erreichen und Fragen zu stellen. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und stärkt die Bindung zu Ihrem Unternehmen
- Zeitersparnis durch automatisierte Nachrichten: Als Unternehmen haben Sie oft begrenzte Ressourcen und müssen Ihre Zeit effizient nutzen. Die App hilft Ihnen dabei, auf häufig gestellte Fragen mit automatischen Antworten zu reagieren. Sie erstellen einmalig Schnellantworten zu typischen Themen wie Öffnungszeiten, Preise oder Produktinformationen. Wenn eine spezifische Frage gestellt wird, können Sie die passende Antwort mit nur einem Klick über die App versenden. Außerhalb der Geschäftszeiten werden eingehende Nachrichten somit automatisch beantwortet. Das spart Zeit und entlastet Ihr Kundenservice-Team.
- Professionelles Unternehmensprofil: Mit WhatsApp Business erstellen Sie ein professionelles Profil für Ihr Unternehmen. Sie können Ihr Logo, Ihre Kontaktdaten, Öffnungszeiten und eine Beschreibung Ihres Unternehmens hinterlegen. Nutzer sehen auf einen Blick, mit wem sie kommunizieren und finden schnell alle wichtigen Angaben. Ein vollständiges Geschäftsprofil schafft Vertrauen und zeigt, dass Sie WhatsApp professionell nutzen.
- Effizientes Kundenmanagement: Die Business-App bietet Unternehmen praktische Funktionen, sowohl für das effiziente Managen von Kundenanfragen als auch für Marketing. Sie können Chats mit Labeln versehen, um den Überblick zu behalten und schnell zu erkennen, um welches Anliegen es geht. Außerdem sehen Sie bei WhatsApp den Status Ihrer Nachrichten und wissen immer, ob Ihre Antwort bereits gelesen wurde. Mit dem Messaging-Tool können Sie auch Broadcastlisten erstellen, um Nachrichten an mehrere Interessenten gleichzeitig zu senden, zum Beispiel um über Aktionen oder neue Produkte zu informieren.
Mögliche Nachteile und Herausforderungen
Trotz der vielen Vorteile gibt es auch einige mögliche Nachteile und Herausforderungen bei der Nutzung von WhatsApp Business:
Eingeschränkte Funktionen: Die WhatsApp Business App bietet zwar viele nützliche Funktionen, ist aber möglicherweise nicht so umfangreich wie andere spezialisierte Kundenservice-Tools.
Potenzielle Überlastung durch Kundenanfragen: Wenn Ihr Unternehmen sehr beliebt ist, können Sie möglicherweise mit einer Flut von Kundenanfragen über WhatsApp Business überwältigt werden. Es ist wichtig, Strategien zu entwickeln, um mit dem Nachrichtenvolumen umzugehen.
Datenschutzbedenken: WhatsApp Business ist nicht DSGVO-konform. Als Unternehmen sollten Sie sich über die aktuellen Datenschutzbestimmungen informieren, damit Sie die Daten Ihrer Kundschaft schützen.
Wie KMU WhatsApp Business richtig nutzen
Um von den Vorteilen von WhatsApp Business optimal zu profitieren und eine gute Kundenkommunikation zu gewährleisten, sind in Ihrem Business ein paar Dinge zu beachten:
- Holen Sie sich das Einverständnis Ihrer Kunden, bevor Sie sie über WhatsApp Messenger kontaktieren. Fragen Sie am besten direkt beim Erstkontakt oder bei einer Bestellung, ob er Informationen und Angebote per WhatsApp erhalten möchte.
- Stellen Sie sicher, dass Sie immer zeitnah auf Kundenanfragen reagieren. Nutzen Sie die Abwesenheitsnachricht, um Ihre Kundschaft darüber zu informieren, wenn Sie gerade nicht über den Messenger erreichbar sind und wann sie mit einer Antwort rechnen können.
- Formulieren Sie Ihre Nachrichten über WhatsApp klar und präzise. Vermeiden Sie lange Texte und setzen Sie Emojis sparsam ein, um seriös und professionell zu wirken. Achten Sie auf eine freundliche und respektvolle Kommunikation.
- Beim Versenden von Nachrichten über WhatsApp konzentrieren Sie sich darauf, nur relevante Daten zu übermitteln und vermeiden Sie eine Überflutung mit Nachrichten. Im Marketing ist Spamming ein absolutes No-Go und führt schnell dazu, dass Käufer genervt sind und den Kontakt abbrechen.
- Analysieren Sie Ihre Kundenkommunikation regelmäßig und passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf an. Achten Sie auf häufige Fragen und optimieren Sie Ihre Schnellantworten. Prüfen Sie, zu welchen Zeiten Ihre Kundschaft besonders aktiv auf dem Messenger ist und richten Sie Ihren Service darauf aus.
Fazit
WhatsApp Business bietet KMU viele Möglichkeiten, den Kundenservice und die Kommunikation zu verbessern. Mit den richtigen Strategien und einem durchdachten Einsatz der App-Funktionen heben Sie Ihren Service auf ein neues Level. Ihre Kunden werden es Ihnen mit Zufriedenheit, Treue und Weiterempfehlungen danken.