Facebook workplace

Wie funktioniert Facebook Workplace?

Über Facebooks Marketing Offensive mit Produkten für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben wir bereits in Blogbeiträgen berichtet. Nach der automatischen Anzeigengestaltung und der Einführung des  Facebook-Terminkalenders betrachten wir nun Facebook Workplace. Zwar steht das Tool schon seit geraumer Zeit zur Verfügung. Genutzt wird es in Deutschland aber bislang kaum. Wir stellen heute dar, was Facebook Workplace überhaupt ist, um anschließend ein Plädoyer darauf zu halten, warum KMU dieses Facebook-Tool nutzen sollten. Zuerst aber klären wir die Frage: Workplace – was ist das?

Workplace als Hilfe für Unternehmen

Ein Workplace ist ein Knotenpunkt für Kommunikation und Organisation. Als solcher verbindet ein Workplace Akteure eines Unternehmens und vereinfacht und beschleunigt bestenfalls die Zusammenarbeit eines Teams. Das Tool Workplace kombiniert organisatorische Elemente eines Speichers oder eines lokalen Servers mit kommunikativen Funktionen von E-Mail-Programmen oder modernen Kommunikationswegen wie Messengern. Ein Workplace ermöglicht somit Individuen und Teams eines Unternehmens ein (gemeinsames) effizientes Arbeiten an Projekten und Aufgaben. Wichtiger Bestandteil eines Workplaces ist die Speicherung und Lagerung von Dokumenten in einer Form, die zeitgleiches Bearbeiten unterschiedlicher Akteure an unterschiedlichen Orten mit Ordnung und Struktur zulässt. Darüber hinaus können die involvierten Kolleginnen und Kollegen sich direkt im Workplace austauschen und chatten.

Warum Facebook Workplace für KMU sinnvoll ist, obwohl es schon ganz ähnliche Systeme wie Slack, Trello oder Google Drive gibt, möchten wir nachfolgend aufzeigen.

Facebook Workplace Anmeldung

Quelle: Facebook Workplace

Warum KMU Facebook Workplace nutzen sollten

Facebook hat unsere private Kommunikation geändert. Als hätten wir nie anders kommuniziert, chatten wir mit dem Facebook-Messenger oder via WhatsApp. Eine kleine, nicht repräsentative Umfrage unter den Kolleginnen und Kollegen im Hamburger Büro von Heise RegioConcept ergab, dass für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zwischen 25 und 39 Jahren Facebook intuitiv bedient werden kann.

Nun, da Facebook und seine Early Adopters erwachsen geworden sind, wird Facebook auch in der Arbeitswelt zum normalen Kommunikationsweg. Der Vorteil liegt auf der Hand: (Via Facebook) Chatten geht schnell und ist unkompliziert. Zwei Zuschreibungen, die auf Facebook Workplace als Ganzes zutreffen. Kolleginnen und Kollegen von Firmen jeder Ausprägung von KMU bis Enterprise können via Facebook Workplace Projekte besser koordinieren und Arbeitsabläufe verbessern. Darüber hinaus lässt sich durch diese Kommunikationsform die Unternehmenskultur stärken und intern schnell, sicher und mobil kommunizieren. Gute Sache. Schließlich ist weder Installation noch Handling des Tools Facebook Workplace schwierig. Die Installation ist mit wenigen Klicks auf der Website von Facebook einmalig abgeschlossen. Der einzige Fallstrick könnte sein, dass man aus Versehen die kostenpflichtige Premiumvariante angeklickt hat.

Die Teammitglieder werden per E-Mail zum Mitmachen einmalig eingeladen und erstellen sich mit zwei Klicks einen Account. Dann kann sofort losgelegt werden. Der so erstellte Account muss nichts mit dem Privatprofil des Users zu tun haben. Kollegen bleiben Kollegen und müssen auch nicht zwingend auf dem klassischen Facebook vernetzt sein.

Facebook Workplace Übersicht

Quelle: Facebook Workplace

Was die Nutzung des Tools Facebook Workplace für KMU so charmant macht: Die allermeisten im Team werden die dafür notwendige Technik schon installiert haben – und sie auch beherrschen. Die Nutzung selbst ist somit ein Kinderspiel. Ein Kollege hat Facebook Workplace einmal als „Facebook-Intranet“ bezeichnet. Wer also einen privaten Account auf Facebook besitzt, sollte keine Probleme haben, sich in dem Tool zurechtzufinden.

Die wichtigsten Features von Facebook Workplace im Überblick:

  • Setting & Gruppen

    Ein Unternehmen hat einen Facebook Workplace-Account. In diesem können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den News-Feed und Infos lesen und kommentieren. Innerhalb des Accounts können Gruppen für einzelne Projekte angelegt werden. Zu diesen Gruppen werden die beteiligten Kolleginnen und Kollegen hinzugefügt.

  • Chat-Funktion & Video-Konferenzen

    Austausch über die Projekte, den Geburtstagskuchen im Allgemeinem Bereich sowie in den Projektgruppen findet per Chat statt; ähnlich einer Gruppendiskussion via Facebook Messenger. Über die Kamerafunktion des eigenen Handys können ganz komfortabel Gruppen-Konferenzen per Video geführt werden. Auch mit Facebooks smartem Lautsprecher „Portal“ können Video- und Voice-Calls geführt werden. Sogar Untertitel lassen sich einblenden.

  • News Feed

    Ähnlich wie beim privaten Facebook-Profil können hier Unternehmens-News leicht und unkompliziert gestreut werden. Von der Mittagstisch-Bestellung bis zur Terminplanung können hier alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über allgemeine Informationen unterrichtet werden. Und das sogar …

  • Automatische Übersetzungen

    … automatisiert in unterschiedlichen Sprachen. In einer globalisierten Welt kann die Projektarbeit häufig am babylonischen Sprachwirrwarr scheitern. Facebook Workplace übersetzt Chats und News-Feed-Beiträge nach Wunsch automatisch.

  • Kluge Ablage & Speicherung von Dokumenten

    Dokumente können Personen und Gruppen zugeordnet werden und unterschiedliche Berechtigungen wie Lesezugriff bis Bearbeitungsrechte zugeordnet werden. Es kann zeitgleich an einem Dokument gearbeitet werden. Verwirrungen wegen falsch abgespeicherter Unterlagen und veralteter Versionen gehören der Vergangenheit an. Außerdem können Administratoren Inhalte versenden.

Alle Features funktionieren in der Desktop-Anwendung ebenso einwandfrei wie in der mobilen Version – arbeiten von unterwegs ist somit kein Problem.

Fazit: Facebook Workplace ist ein nützliches Tool für KMU

Facebook Workplace ist selbst in seiner kostenfreien Variante ein nützliches Tool für Unternehmen jeder Größe. Das wohlbekannte und intuitive Handling sowie die Einbindung bekannter Facebook-Features wie der Chat oder die News-Leiste bereichern die Unternehmenskommunikation und verbessern ohne großen Aufwand Workflows und Projektarbeit.

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