Webinare in der Unternehmenskommunikation

Webinare, ein Kofferwort aus Web und Seminare, sind technisch gesehen Online-Konferenzen jeder Art. Und als solche ziemliche Multitalente – für Unternehmen, Organisationen und eigentlich für alle, die mit Gewinn etwas live mitzuteilen oder zu besprechen haben. Die Durchführung eines Webinars ist inzwischen keine Hexerei mehr, was den Aufwand betrifft. Und einfache Plattformen stehen sogar kostenlos zur Verfügung.

Was ist ein Webinar und wie funktioniert es?

Webinare sind Online-Veranstaltungen, die über spezielle Plattformen organisiert werden. Sie können im Stile eines Seminars als Frage-und-Antwort-Runde, jedenfalls aber unabhängig von einem Ort stattfinden. Wie Real-Life-Veranstaltungen haben sie jedoch einen zeitlichen Beginn und ein Ende. Teilnehmen können je nach Plattform bis zu 10.000 Menschen, wobei die Zahl gleichzeitig aktiver Teilnehmer meist auf eine kleine Handvoll Personen beschränkt ist. Das Webinar wird von einem Moderator gemanagt. Meist ist er auch der Vortragende und teilt Rederechte zu.

Die Technik und ihre Optionen ähnelt dem Voice-over-IP-Verfahren bei Skype, FaceTime etc. Bei den Plattformen gibt es verschiedene Verfahren, sich als aktiver Teilnehmer oder als passiver Zuschauer bzw. -hörer anzumelden und dann einen Teilnahmelink zu erhalten, der von stationären ebenso wie von mobilen Geräten aus bei Webinarbeginn aktiviert wird. Je nach Teilnehmerstatus ist die Bandbreite der Internetverbindung kritisch, bei aktiven Teilnehmern auch die Qualität des Mikrofons. Oft ist der Einsatz eines Headsets Bedingung. Besondere Features sind z. B. Abstimmungen der Teilnehmer, das Senden von Dokumenten oder die Aufzeichnung des ganzen Webinars, um es später online zu stellen.

Ein Instrument für Content-Marketing bis Human Resources Management

Das Webinar ist überall da effizient, wo für die Face-to-Face-Kommunikation von Teams bis hin zu einem sehr großen Publikum ein relativ hochwertiger Ersatz mit minimalem logistischen und finanziellen Aufwand gesucht wird.

Einige prominente Beispiele für den Webinar-Einsatz:

Content-Marketing: Aufforderungen wie „Melden Sie sich jetzt zum Gratis-Webinar über… an“ sind ein Call to Action erster Güte im Rahmen einer Content-Marketing-Strategie. Da die Teilnehmer sich dafür extra Zeit nehmen, sollte der Inhalt die geweckten Erwartungen am besten weit übertreffen. Hier ist nicht der Ort, um Wärmedecken anzupreisen!
Service und Produkteinführung sind ein auch etwas sensibles, aber potenziell ergiebiges Einsatzfeld für Webinare. Hier kommt es darauf an, dass bereits Interesse, Fragen oder ein Bedarf vorliegt oder vorausgesetzt werden kann. Häufige Kundenkontakte zu einem Produkt oder Service deuten oft darauf hin. Hierüber kann das Webinar dann auch direkt beworben werden. Ein allgemeiner Themenhype ist ebenfalls ein geeignetes Trittbrett für Webinare, wenn sich ein Zusammenhang mit dem eigenen Angebot herstellen lässt.
Pressekonferenzen: Die immer prekäreren Personal- und Zeitressourcen vieler Medien lassen die physische Teilnahme von Journalisten an Pressekonferenzen nur noch bei sehr prominenten Anlässen zu. Eine Webinar-Plattform kann hier Ersatz bieten – allerdings müssen dennoch die Voraussetzungen stimmen (analog den Regeln für normale Pressekonferenzen): Ein hochrangiger und alerter Ansprechpartner, ein aktueller Anlass mit echtem Nachrichtenwert und ein Termin, der mediengerecht gestaltet ist, sind das Minimum.
Mitarbeiter- und Teamversammlungen: Besonders für Unternehmen und Organisationen mit mehreren Niederlassungen oder mit einem hohen Außendienstanteil ist Webinar-Software eine Möglichkeit, den internen Kontakt zu stärken und zu festigen oder z. B. Mitteilungen aus der Leitungsebene persönlicher und interaktiver zu gestalten als mit irgendwelchen Benachrichtigungen.
Schulungen, Tutorials etc.: Sowohl intern als auch extern liegt in der interaktiven Vermittlung von Wissen die eigentliche Domäne von Webinaren. In diesem Bereich stellt sich aber auch die Frage, ob die Unmittelbarkeit eines echten Seminars für die Lerneffizienz nicht höheren Wert hat als der eingesparte Aufwand.

Zusammengefasst steht und fällt der Sinn eines Webinars mit der Eignung des Themas für diesen Kommunikationskanal, mit der Kompetenz des Moderators und nicht zuletzt mit funktionierender, d. h. vor allem ausreichend dimensionierter Technik.

Webinar kostenlos? – Webinar-Plattformen, die viel können, sind nicht gratis

Das Portal Netzsieger hat Mitte 2016 sieben verschiedene Webinar-Plattformen im Test verglichen. Die Einstiegspreise (für Mieten) lagen zwischen 118 und 456 Euro jährlich. Der Preis für die verschiedenen Optionen der einzelnen Anbieter richtet sich vor allem nach der maximalen Teilnehmerzahl; es gibt aber auch komplexe Serviceangebote. Bei Teilnehmerzahlen bis 500 sind z. B. 1300 Euro, bei 1000 Teilnehmern und dem vollen Umfang an Features gut 4300 Euro jährlich fällig.

Auch bei diesen Anbietern gibt es Gratisversionen – mit entsprechenden Einschränkungen. Bei Spreed etwa sind maximal zwei Teilnehmer zusätzlich zum Moderator drin; auf PowerPoint-Präsentationen und die Aufzeichnung des Webinars verzichtet man ebenso wie auf das nette Gadget, kostenpflichtige Webinare mit „XING Events“ zu verwalten. Angesichts der erheblichen Preisspannen empfiehlt es sich jedenfalls, genau zu überprüfen, welche Features für die geplanten Einsätze tatsächlich erforderlich sind, und die Möglichkeit kostenloser Testnutzungen auszuschöpfen. Speziell zusammengestellt gibt es auch einen Test der kostenlosen Webinar-Software (sechs Lösungen) von trusted.de.

Wer unsicher ist, ob nicht die Möglichkeiten ausreichen, die ja auch Skype oder Google Hangouts ohne zusätzliche Plattform und Kosten bieten, findet eine erschöpfende FAQ-Liste (auf Englisch) bei der IT-Community der US-amerikanischen Cornell University. Sie bezieht sich zwar auf die konkrete Plattform WebEx, die dort verwendet wird, ist aber auch exemplarisch für andere kommerzielle Plattformen.

Fazit: Prüfen Sie genau, ob sich der Aufwand lohnt!

Das Online-Marketing, aber auch die innerbetriebliche Kommunikation werden immer komplexer. Zusätzliche Werkzeuge wie eben Webinar-Software können den Umgang damit erleichtern, sind aber andererseits selbst wieder ein Beitrag zur Steigerung der Komplexität. Sobald damit erhebliche Investitionen verbunden sind, sollten Unternehmen und Organisationen jedenfalls Bedarf und Nutzen gründlich mit dem erforderlichen Aufwand abwägen.

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