Newsletter und andere Online-Marketing-Maßnahmen lassen sich inzwischen mithilfe einer ganzen Reihe von Baukastensystemen relativ einfach und effektiv durchführen. Eine der verbreitetsten Lösungen ist die webbasierte Software MailChimp. Für einen Bedarf bis 2000 Abonnenten und 12.000 E-Mails monatlich gibt es die Software kostenlos. Upgrades, z.B. bis 600.000 Abonnenten für 2550 US$, sind stufenweise erhältlich. Allerdings ist die MailChimp-Benutzeroberfläche auf Englisch. Ein deutsches Benutzerhandbuch hat freundlicherweise die Schweizer Web-Agentur Cloudtec online gestellt.

Wozu überhaupt Newsletter-Software?

Einerseits sind Newsletter immer noch ein enorm erfolgreiches Marketing-Mittel, andererseits sind die Anforderungen an Newsletter-Versender ebenso kräftig gestiegen. Das macht „selbstgestrickte“ Lösungen bis hin zum Einsatz von Outlook oder Google Mail (das immerhin bis zu 500 Adressaten pro Nachricht erlaubt) hinfällig: Hohe Fehlerrisiken und Spam-Verluste, aufwendiges Abonnentenmanagement etc. sollten als Motivation ausreichen, sich den Umgang mit einer professionellen Software anzueignen – auch wenn die Bedienung zunächst kompliziert wirkt.

Einen allerersten Eindruck von den erforderlichen Schritten bis zum ersten Newsletter-Versand – Campaign genannt – vermittelt in komprimierter und gut gegliederter Form MailChimps Knowledge Base Getting Started. Wer das sofort ausprobieren will (und sei es nur als Test), muss von der Knowledge Base zur eigentlichen Main Page wechseln und sich kurz und schmerzlos anmelden. In der Bestätigungsnachricht wird noch eine grundlegende Roadmap mitgeliefert. Die Navigation in der Knowledge Base ebenso wie im Dashboard, das nach erfolgreicher Anmeldung zur Verfügung steht, ist großteils erfreulich plausibel.

Mailchimp Knowledge Base

Kontakte sind das eigentliche Kapital

Newsletter-Abonnenten heißen bei MailChimp „Subscriber“. Diese muss man bei MailChimp als Erstes importieren. Um die dazu angelegten „Listen“, d.h. Adressatengruppen zu bestücken, bietet die Software Importkanäle für die unterschiedlichsten Datenbanksysteme, von der Excel-Tabelle bis hin zum Mac-Adressbuch. Die sachdienlichen Hinweise dazu sind sorgfältig zu beachten, um Datenwirrwarr zu vermeiden. Das gilt auch für die dankenswerten Empfehlungen an bestimmten Stellen, die dazu raten, ab hier Experten hinzuzuziehen, sollte man nicht selbst einer sein.

Wer jetzt im Testmodus fährt, kann probeweise einzelne Subscribers eingeben, braucht aber dennoch zunächst mindestens eine Liste, die (etwas missverständlich) über „Import Your List“ anzulegen ist. Pop-up-Erklärungen erleichtern das Ausfüllen der Formularfelder. Auf der folgenden Seite sind 16 Importkanäle im Angebot. Die Einzeleingabe ist über eine gesonderte Seite möglich. (Damit kann man Adressen am Double-Opt-in „vorbeischummeln“. Man hat dann aber auch keinen Nachweis, dass man zum Versand von Nachrichten an diese Adresse berechtigt ist.)

Diese Frage sollte allerdings jeder Newsletter-Versender sehr ernst nehmen – allein schon wegen der erheblichen Sanktionen, die bei Verstößen drohen. MailChimp listet die eigenen Compliance-Regeln ebenso wie Bestimmungen vieler Länder auf einer eigenen Seite erschöpfend auf. In aufbereiteter Form gibt es unabhängig davon die eco-Richtlinie für zulässiges E-Mail-Marketing (sie gilt auch für Österreich und die Schweiz).

Ordnung ist der halbe Marketing-Erfolg

Bei der Organisation der Daten empfiehlt MailChimp, im Normalfall nur eine einzige Liste mit allen Kontakten anzulegen. Dubletten kann das System nämlich nur innerhalb derselben Liste filtern. Wer seine Adressen in mehreren Listen führt, muss mit deutlich höheren Kosten bei den Bezahlversionen rechnen, denn diese hängen u.a. von der Anzahl der Subscriber aller Listen ab. Es ist daher besser, die eine Liste später in sinnvolle Gruppen und diese wiederum in Segmente zu filtern.

Bei der Definition der Gruppen (zu finden unter „Manage Subscribers“ im Drop-down-Menü am rechten Rand) gibt es eine clevere Option, den Subscriber gleich selbst seine Zuordnung in eine Gruppe wählen zu lassen. Das bietet sich an, wenn man Newsletter oder andere Nachrichten von Haus aus regelmäßig verschiedenen Themenschwerpunkten zuordnet.

Automatisiert und übersichtlich kümmert MailChimp sich um die Dokumentation und Verwaltung von An- und Abmeldedaten. Die Anmeldung für Subscriber führt standardisiert über das unbedingt empfohlene Double-Opt-in, das hier fünfstufig angelegt ist. Dabei lassen sich je nach Bedarf einzelne Optionen anpassen bzw. ein- und ausschalten, etwa die Möglichkeit, dem neuen Subscriber am Schluss in einer Welcome-Mail noch zusätzliche Informationen zu präsentieren.

Fazit: MailChimp erfordert Konzentration in der Startphase

Der Vorteil des MailChimp Gratis-Accounts besteht nicht zuletzt darin, dass man auf Verdacht viele verschiedene Funktionen austesten kann. Wer dabei in den ersten 30 Tagen auf offene Fragen stößt, hat innerhalb dieser Frist sogar Zugang zum Online-Support per E-Mail, der ansonsten nur den kostenpflichtigen Versionen gegönnt ist. Der Support ist auf jeder Knowledge-Base-Seite über die Suche mit dem Suchbegriff „Support“ erreichbar.

Im zweiten Teil dieses Tutorials zum webbasierten ChimpMail wird es um Aufbau und Versand der „Campaigns“ genannten Newsletter, E-zines usw. gehen. Außerdem werden die umfangreichen Analysemöglichkeiten der Software angeschnitten. Wer spezifische Informationen zu nahezu allen denkbaren Aspekten seines künftigen Benutzerkontos sucht, findet die beste Übersicht auf der Account-Seite der Knowledge-Base.

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